Để bắt đầu thực hiện Mail Merge, bạn phải chuẩn bị ngôn từ cơ bản cùng nguồn dữ liệu (data source). Cụ thể:
Nguồn dữ liệu: mô tả đầy đủ câu chữ tùy đổi mới không giống nhau giữa các bức thỏng sau thời điểm tạo nên hàng loạt tự Mail Merge. Những cụ thể tùy biến này có thể là họ thương hiệu, liên tưởng bạn dấn, tên công ty, tổ chức… cùng thường xuyên trình bày trong một list tài liệu. Danh sách này thường là danh bạ (contacts) vào Microsoft Outlook hoặc được trình diễn trong một bảng tính Excel, một đại lý tài liệu vào Access, một table trong Word 2010 xuất xắc văn uống bạn dạng ngẫu nhiên có cấu tạo phân nhiều loại dữ liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là phần nhiều phần như là nhau giữa các tlỗi, chẳng hạn thương hiệu với can hệ tín đồ gửi trên phong tị nạnh, nội dung chủ yếu của lá thư, gmail hay 1 phiếu ưu đãi. Nội dung cơ bản thường xuyên đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là chỗ diễn đạt đông đảo chi tiết biến hóa lấy trường đoản cú mối cung cấp tài liệu. Mỗi cụ thể được Gọi là trường (Merge Field), được trình diễn bên dưới dạng «tên field».Khi phối kết hợp ngôn từ cơ phiên bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge vào Word đang hỗ trợ chúng ta tạo ra một loạt tư liệu hoặc tlỗi tự hoàn hảo, kiểu như nhau về ngôn từ cơ bạn dạng nhưng lại khác biệt ở những cụ thể tùy thay đổi trong mối cung cấp tài liệu.Tạo list mối cung cấp dữ liệu
Trước lúc sẵn sàng list này, ta yêu cầu hình dung trước phần câu chữ cơ bản sẽ có phần đa cụ thể nào bắt buộc biến đổi tuyệt cá nhân hóa. Chẳng hạn, cùng với thư mời thì phần họ thương hiệu, danh xưng, phục vụ, tên công ty, liên can hoặc gmail là các cụ thể chuyển đổi tùy thuộc vào mọi người nhấn. vì vậy, ta đang biết được list này cần những dữ liệu làm sao.
Bạn đang xem: Mail merge là gì
Với nguồn dữ liệu là danh bạ, bạn cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook nhằm xuất danh bạ hoặc cần sử dụng chủ yếu Excel nhằm trình bày dữ liệu thiệt đúng đắn. Danh sách nguồn dữ liệu được chia thành các cột khác biệt như chúng ta thương hiệu, can dự, tên công ty… với mỗi mặt hàng là một tín đồ nhận thấy nhập không hề thiếu các lên tiếng khớp ứng theo cột. quý khách hàng cũng hoàn toàn có thể nhập liệu thẳng tại tab Mailings, chọn Select Recipients -> Type New List. Tuy nhiên, một mối cung cấp dữ liệu Excel hoặc danh bạ Outlook đã luôn thể hơn không hề ít trong thao tác làm việc (Tương tự như nhập liệu thẳng mà lại chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
Trong ngôi trường đúng theo bạn có nhu cầu cập nhật xuất xắc kiểm soát và điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn luôn có thể lựa chọn Edit Recipient List bên trên tab Mailings để xuất hiện thêm vỏ hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file tài liệu với dấn Edit nhằm sửa lại một vài cụ thể.
Xem thêm: Các Ngành Nghề Tiếng Anh Là Gì, Bạn Đã Biết Chưa? Các Ngành Nghề Trong Tiếng Anh
Quý khách hàng yêu cầu khẳng định văn bản của người tiêu dùng là dạng thư tự (Letters), thư năng lượng điện tử (E-mail messages), phong bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
Xem thêm: Select Distinct Là Gì - Hãy Cùng Tìm Hiểu Ngay Sau Đây Nhé
Bên cạnh phần câu chữ đồng điệu, chúng ta cũng cần phải nhập những trường (Merge Field) dựa trên mối cung cấp tài liệu. Cách nhập khá dễ dàng, chỉ việc chọn Insert Merge Field trên tab Mailings nhằm thêm ngôi trường trên đều địa chỉ phù hợp. Chẳng hạn với mối cung cấp dữ liệu mẫu mã bên dưới cùng soạn nội dung đến phong suy bì (Envelopes), phần lên tiếng bạn dìm đang nhập:
Hoặc cnhát Merge Fields vào trong 1 câu vào tin nhắn như: Chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» vẫn bố trí thời hạn mang đến tham gia lịch trình. khi kia, Mail Merge vẫn dựa trên nguồn dữ liệu của mỗi người (Recipient) để thay thế vào vị trí của những ngôi trường vào quy trình trộn thỏng. Ví dụ: Recipient vật dụng 5 đang hiện tại thành câu: Chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Tsoát vẫn sắp xếp thời hạn mang đến tham dự chương trình. Quý khách hàng hoàn toàn có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường với ko in hoa làm việc ký từ đầu để câu không gặp gỡ lỗi chính tả viết hoa chữ Chị trọng tâm câu hoặc định hình in đậm, in nghiêng mang lại thương hiệu fan thừa nhận.
Để áp dụng Mail Merge, chúng ta có thể vào tab Mailings cùng thao tác làm việc cùng với những chức năng bên trên tkhô giòn khí cụ này (Ribbon). Ngoài ra, nếu quen sử dụng những phiên phiên bản Word trước đây, các bạn lựa chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác làm việc bên trên 6 bước nhỏng hình minch họa dưới đây:
